PROGRAMME DE CONFORMITÉ VISANT LA LUTTE CONTRE LE BLANCHIMENT D’ARGENT ET LE FINANCEMENT DES ACTIVITÉS TERRORISTES

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Entreprise: Nord Est Financière Inc.

Agent de conformité de l’entreprise: Anton Ivanov, [email protected]

En vigueur le : 23 Mars 2018

Partie A – Renseignements généraux

Cette section présente un résumé général de ce que sont le blanchiment d’argent et le financement des activités terroristes, ainsi que nos obligations en vertu de la loi. Ce résumé s’appuie sur des renseignements fournis dans la ligne directrice 1, Renseignements généraux, du Centre d’analyse des opérations et déclarations financières du Canada (CANAFE), dont la version complète se trouve sur le site Web du CANAFE à l’adresse suivante : http://www.canafe-fintrac.gc.ca/guidance-directives/overview-apercu/Guide1/1-fra.asp. Le Canada participe à la lutte mondiale contre le blanchiment d’argent et le financement des activités terroristes, principalement au moyen d’une loi nationale, la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi), et des règlements qui rendent possible son application. Les objectifs de la Loi sont les suivants :

Aider à détecter et à décourager le blanchiment d’argent et le financement des activités terroristes
Mettre en œuvre un processus de déclaration et d’autres exigences à l’intention de ceux qui se livrent à l’exploitation d’une entreprise ou à l’exercice d’une profession ou d’activités susceptibles d’être utilisées pour le blanchiment d’argent et le financement d’activités terroristes
Établir le CANAFE comme agence responsable de recueillir, d’analyser et de communiquer des renseignements dans le but d’appuyer la détection et la prévention du blanchiment d’argent et du financement des activités terroristes au Canada et à l’étranger

i) Qu’est-ce que le blanchiment d’argent?

Le blanchiment d’argent est le processus par lequel de l’argent et des biens tirés d’activités criminelles sont dissimulés de manière à ce qu’ils semblent provenir d’une source légitime.

Le processus de blanchiment d’argent comporte trois étapes :

Le placement, qui consiste à introduire les produits de la criminalité dans le système financier
La dispersion, qui désigne la conversion des produits de la criminalité sous une autre forme et l’enchevêtrement d’opérations financières complexes dans le but de brouiller la piste d’audit et de masquer l’origine et la propriété des fonds
L’intégration, qui désigne la réintroduction des bénéfices d’origine criminelle dans l’économie afin de donner aux fonds une apparence légitime

Le blanchiment d’argent commence par des produits de la criminalité liés à une infraction de prédicat. Une infraction de prédicat comprend notamment ce qui suit : l’évasion fiscale, le trafic illégal de stupéfiants, la corruption, la fraude, la falsification, le meurtre, le vol qualifié, la contrefaçon d’argent, la manipulation d’opérations boursières, l’évasion fiscale et la violation de droits d’auteur. L’infraction de blanchiment d’argent peut comprendre les biens et le produit de ces biens provenant d’activités illégales menées à l’étranger.

Méthodes de blanchiment d’argent

L’imagination est la seule limite à la diversité des méthodes employées pour blanchir de l’argent, et les techniques utilisées deviennent de plus en plus perfectionnées et complexes puisqu’elles mettent à profit toutes les avancées technologiques. Souvent, un blanchisseur fait appel à des prête-noms, comme des membres de sa famille, des amis ou des associés jugés dignes de confiance dans la collectivité, et qui n’attirent pas l’attention, afin de masquer l’origine et la propriété des fonds et d’effectuer des opérations. La structuration ou le « schtroumpfage » constitue une autre méthode couramment utilisée. Ainsi, de nombreuses personnes anodines déposent dans un compte central des sommes d’une valeur inférieure au montant qui entraînerait une déclaration obligatoire. Des exemples de situations devant éveiller des soupçons ainsi que d’opérations pouvant être liées au blanchiment d’argent sont fournis au paragraphe v) ci-après.

ii) Qu’est-ce que le financement des activités terroristes?

En vertu des lois canadiennes, le financement des activités terroristes consiste à recueillir ou à fournir sciemment des biens, comme des fonds, destinés directement ou indirectement à des terroristes. Une activité terroriste vise en tout premier lieu à intimider une population ou à contraindre un gouvernement à agir d’une certaine façon. Les terroristes ont besoin d’appui financier pour réaliser leurs activités terroristes et atteindre leurs buts. Bien des méthodes associées au blanchiment d’argent sont également utilisées par les groupes terroristes, notamment l’occultation de la destination des fonds et le recours à des tiers. Ils doivent dissimuler la provenance de leur argent afin qu’il semble provenir d’une autre source et le transformer de sorte qu’il soit difficile d’en suivre la trace et devienne ainsi utilisable.

Méthodes de financement des activités terroristes

On recense deux principales méthodes de financement des activités terroristes. La première implique l’obtention d’un appui financier de la part de pays, d’organisations ou de particuliers. La seconde nécessite la tenue d’activités génératrices de revenus menées par des groupes terroristes, pouvant comporter des actes légitimes et criminels. Les groupes terroristes peuvent avoir recours à la contrebande, à la fraude, au vol, au cambriolage et au trafic de stupéfiants pour se procurer des capitaux.

Il leur arrive aussi de pouvoir compter sur des sources de revenus légitimes, notamment sur la collecte de cotisations et de droits d’inscription, la vente de publications, les tournées de conférences et les manifestations culturelles et sociales, de même que la sollicitation et les appels faits à des membres de la communauté. Ces collectes de fonds peuvent être réalisées au nom d’organisations ayant le statut d’organismes de bienfaisance ou de secours, de sorte que les bienfaiteurs croient qu’ils donnent de l’argent pour une bonne cause, tout à fait légitime.

Les méthodes utilisées par les groupes terroristes pour générer illégalement des capitaux se rapprochent souvent de celles utilisées par les organisations criminelles « traditionnelles ». Pour cette raison, les opérations liées au financement d’activités terroristes peuvent ressembler énormément à celles liées au blanchiment d’argent. Des programmes étoffés et exhaustifs de lutte contre le blanchiment d’argent seront donc très utiles pour cerner également les activités de financement des activités terroristes.

iii) Nos responsabilités

L’ensemble des agents ou agences d’assurance au Canada sont des entités déclarantes aux termes de la Loi et doivent par conséquent :

Établir un programme de conformité pour s’assurer que les exigences en matière de conformité des rapports, de tenue de documents et d’identification des clients sont respectées
Suivre les règles concernant l’identification des clients et la tenue de certains documents relatifs à des opérations précises
Déclarer au CANAFE les opérations douteuses, les opérations importantes en espèces et les renseignements concernant les biens appartenant à un groupe terroriste

En vertu de la Loi, les éléments nécessaires dans le cadre d’un programme de conformité sont les suivants :

Nomination d’un agent de conformité
Élaboration et application de politiques et de procédures de conformité écrites
Évaluation des risques pour l’entreprise en matière de blanchiment d’argent et de financement des activités terroristes et production des documents connexes, et prise de mesures pour atténuer ces risques
Mise en place d’un programme de formation continue, si l’agent ou l’agence a des employés ou d’autres personnes autorisées à agir au nom de l’agent ou de l’agence
Mise en place d’un programme d’examen des politiques et procédures en matière de conformité et de votre évaluation des risques, ainsi que d’un plan pour en vérifier l’efficacité au moins tous les deux ans.

iv) Pénalités prévues dans les cas de non-conformité

Le CANAFE peut imposer des pénalités administratives pécuniaires (PAP) aux entités déclarantes qui ne sont pas conformes à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes.

Le Règlement sur les pénalités administratives — recyclage des produits de la criminalité et financement des activités terroristes prévoit un barème de pénalités selon la gravité de la violation, notamment si elle est mineure, grave ou très grave, et il impose des amendes comme suit :

Violation mineure : de 1 $ à 1 000 $ par violation
Violation grave : de 1 $ à 100 000 $ par violation
Violation très grave : de 1 $ à 100 000 $ par violation pour une personne, et de 1 $ à 500 000 $ par violation pour une entité (p. ex., une compagnie constituée en personne morale)

Les limites susmentionnées s’appliquent à chacune des violations, et des violations multiples peuvent entraîner une amende totale qui dépasse ces montants. Une liste des violations se trouve sur le site Web de Justice Canada.

Le CANAFE peut communiquer des cas de non-conformité aux organismes d’application de la loi lorsque le manque de conformité est flagrant ou qu’on ne prévoit pas qu’il sera corrigé à court ou moyen terme.

Les sanctions criminelles peuvent comprendre :

Omission de déclarer des opérations douteuses : amende maximale de 2 millions de dollars et/ou peine d’emprisonnement de cinq ans
Omission de déclarer une opération importante en espèces ou un transfert électronique de fonds : amende maximale de 500 000 $ pour la première infraction et de 1 million de dollars pour les infractions subséquentes
Défaut de respecter les exigences en matière de tenue de documents : amende maximale de 500 000 $ et/ou peine d’emprisonnement de cinq ans
Défaut d’offrir de l’assistance ou de donner de l’information pendant l’examen de la conformité : amende maximale de 500 000 $ et/ou peine d’emprisonnement de cinq ans
Divulgation du fait qu’une déclaration d’opération douteuse a été remplie ou du contenu d’une telle déclaration dans le but de nuire à une enquête criminelle : jusqu’à deux ans d’emprisonnement

Les pénalités pour omission de déclaration ne sont pas imposées à des employés qui signalent des opérations douteuses à leur supérieur.

v) Indicateurs d’opérations douteuses ou de clients susceptibles de présenter un risque élevé

Figurent ci-après quelques exemples d’indicateurs généraux et sectoriels pouvant vous amener à avoir des motifs raisonnables de soupçonner qu’une opération est liée à une infraction de blanchiment d’argent ou de financement d’activités terroristes. La présence de l’un ou de plusieurs de ces facteurs ne signifie pas que l’opération est douteuse et qu’elle doit faire l’objet d’une déclaration au CANAFE, mais plutôt qu’elle doit être observée de près.

Indicateurs généraux

Figurent ci-après quelques exemples d’indicateurs généraux pouvant nous amener à soupçonner qu’une opération est liée à une infraction de blanchiment d’argent ou de financement d’activités terroristes. Il importe de tenir compte non pas d’un seul, mais de plusieurs de ces indicateurs, ainsi que de ce qui est normal et raisonnable dans le contexte de l’opération ou de la tentative d’opération.

Le client admet ou affirme être impliqué dans des activités criminelles
Le client produit des documents d’apparence fausse ou inexacte, ou qui semblent avoir été contrefaits ou altérés
Le client ne veut pas recevoir de correspondance à son domicile
Le client semble avoir des comptes dans plusieurs institutions financières d’un même secteur sans raison apparente
Le client utilise souvent une même adresse, mais change fréquemment le nom du destinataire
Le client est accompagné et surveillé
Le client montre une curiosité hors du commun envers les systèmes et les contrôles internes
Le client donne des détails confus sur l’opération
Le client pose des questions laissant sous-entendre qu’il ne désire pas faire l’objet d’une déclaration
Le client participe à une activité inhabituelle pour lui ou pour son entreprise
Le client insiste pour que l’opération s’effectue rapidement
Le client semble très au fait des questions de blanchiment d’argent ou de financement des activités terroristes
Le client refuse de présenter ses documents d’identification personnels
Le client voyage fréquemment dans un pays à risque élevé

Exemples d’indicateurs sectoriels

Le client veut effectuer une opération importante en espèces
Le client propose d’acheter un produit d’assurance en payant avec un chèque tiré sur un compte autre que son compte personnel
Le client demande un produit d’assurance sans justification apparente et se montre réticent à expliquer la raison du placement
Le client qui détient d’autres polices moins importantes ou qui effectue des opérations financées au moyen de paiements réguliers demande tout à coup à acheter une police de grande valeur en effectuant un seul versement
Le client effectue une opération qui se solde par une augmentation notable de ses contributions
L’échelle d’investissements en produits d’assurance ne correspond pas au profil du client sur le plan économique
Le client apporte des modifications imprévues ou incohérentes aux modalités du contrat, y compris l’augmentation régulière ou importante de primes
Des dépôts de sommes imprévus ou des retraits de fonds soudains
Des tiers participent au paiement de primes ou de toute autre modalité associée à la police
Le client effectue un trop-payé de la prime et demande de le faire rembourser à un tiers
Les paiements de primes d’une police ou les dépôts sont en provenance de sources différentes
Le client se sert du produit d’assurance comme on se servirait d’un compte bancaire, soit pour effectuer des paiements de primes supplémentaires et demander des remboursements partiels
Le client résilie un contrat de placement ou d’assurance peu de temps après l’achat
Le remboursement avant la fin du contrat ne semble pas être justifié ou viable pour le client sur le plan économique
Le client semble s’intéresser davantage aux modalités de résiliation ou de cession qu’au rendement à long terme de ses placements ou aux coûts associés à la résiliation du contrat
Le client effectue des paiements au moyen de petites coupures réunies en paquets inhabituels, de mandats-poste ou de modes de paiement semblables
La durée du contrat d’assurance-vie est inférieure à trois ans
La première (ou la seule) prime est payée au moyen de fonds tirés sur un compte bancaire d’une institution étrangère
Le client accepte des modalités très défavorables qui n’ont rien à voir avec sa santé ou son âge
L’opération comporte l’utilisation ou le paiement d’une garantie de bonne exécution qui nécessite un paiement transfrontalier
Les bénéficiaires changent souvent, sans explication
Le lien entre le bénéficiaire et le titulaire de la police n’est pas établi de façon précise

D’autres exemples sont donnés à la section 8.5 du site Web de CANAFE : http://www.canafe.gc.ca/guidance-directives/transaction-operation/Guide2/2-fra.asp#s8-5.

Partie B – Nomination d’un agent de conformité

Responsabilités de l’agent de conformité :

Mettre en œuvre, faire le suivi et mettre à jour un programme de conformité qui comprend :
- Des politiques et des procédures de déclaration, de tenue des dossiers, d’identification des clients, d’évaluation des risques et d’atténuation des risques
- Une approche axée sur les risques
- Une formation
- Une évaluation du programme

Faire les déclarations nécessaires au CANAFE (déclarations d’opérations douteuses, d’opérations importantes en espèces ou de biens appartenant à un groupe terroriste)
Rendre des comptes régulièrement au conseil d’administration / à la haute direction / au propriétaire

L’agent de conformité :

Doit avoir les pouvoirs et les ressources nécessaires pour s’acquitter efficacement de ses obligations
Doit avoir une connaissance approfondie des obligations en matière de LCB, de l’entreprise et de la clientèle afin d’être en mesure de déterminer les risques pour l’entreprise
Peut déléguer certaines fonctions à d’autres employés; toutefois, il garde la responsabilité de la mise en œuvre et de l’exécution en continu du programme de conformité

La personne indiquée ci-dessous a été nommée agent de conformité :

Anton Ivanov

Partie C – Politiques et procédures

Les politiques et les procédures décrites ci-après indiquent les rôles et les responsabilités et donnent des renseignements liés aux opérations à déclarer, et couvrent la déclaration au CANAFE, la tenue des dossiers, la conservation des dossiers, la vérification de l’identité, l’approche axée sur les risques et le programme de formation.

Section 1 – Déclaration au CANAFE et tenue de documents connexes

Trois types de déclarations pourraient devoir être transmises au CANAFE :

Déclaration d’opérations douteuses (section 1.2)
Déclaration d’opérations importantes en espèces (section 1.3)
Déclaration de biens appartenant à un groupe terroriste (section 1.4)

Des précisions sur la façon d’effectuer une déclaration, les renseignements à inclure lorsque vous effectuez une déclaration et les documents connexes qui doivent être conservés se trouvent dans les sections ci-après.

1.1 – Inscription au système de déclaration par voie électronique du CANAFE

L’agent de conformité doit s’assurer que nous nous sommes inscrits au moyen du système de déclaration par voie électronique du CANAFE, le système FR2, afin que nous puissions effectuer une déclaration par voie électronique. Au moment de l’inscription, le CANAFE fournit un numéro d’identification à inclure dans nos déclarations. Ce numéro est conservé par l’agent de conformité. L’agent de conformité transmet tous les rapports au CANAFE.

Coordonnées pour l’inscription :

(http://www.canafe-fintrac.gc.ca/reporting-declaration/Info/f2r-fra.asp)

Sans frais: 1 866 346-8722 et en appuyant sur le <4> après avoir choisi votre langue.

Centre d’analyse des opérations et déclarations financières du Canada
234, avenue Laurier Ouest, 24^e étage
Ottawa ON K1P 1H7
Canada

1.2 – Déclaration d’opérations douteuses et politique relative à la tenue des documents

Qu’est-ce qu’une opération douteuse? – Dans la ligne directrice 2 du CANAFE, une opération douteuse est définie comme une opération à l’égard de laquelle il y a des motifs raisonnables de soupçonner qu’elle est liée à une infraction de blanchiment d’argent ou de financement d’activités terroristes, ce qui comprend les tentatives d’opérations douteuses à l’égard desquelles il y a des motifs raisonnables de soupçonner qu’elles sont liées au blanchiment d’argent ou au financement d’activités terroristes.

Exigence – Nous sommes tenus de présenter une déclaration d’opération ou de tentative d’opération douteuse au CANAFE dans les 30 jours suivant la découverte d’un fait sur une opération donnant lieu à des motifs raisonnables de soupçonner qu’elle est liée à une infraction de blanchiment d’argent. Il n’y a aucun montant minimal pour la déclaration d’une opération douteuse.

Procédures – Tous les employés et conseillers associés, le cas échéant, au sein de cette entreprise sont tenus de signaler toute opération douteuse à l’agent de conformité dès qu’ils ont un doute. L’agent de conformité transmet toutes les déclarations d’opérations douteuses au CANAFE, puis il en informe la haute direction. Des copies des déclarations transmises et de l’accusé réception reçu du CANAFE sont conservées en lieu sûr.

Confidentialité et immunité

Vous ne pouvez révéler à quiconque, y compris au client, que vous avez fait une déclaration d’opérations douteuses, ni en révéler le contenu, et ce, qu’une enquête soit en cours ou non.

Puisqu’il est important de ne donner aucun indice au client quant au fait que vous effectuez une déclaration d’opérations douteuses, vous ne devez pas demander à la personne qui effectue ou tente d’effectuer l’opération des renseignements autres que ceux que vous demandez habituellement lors d’une opération.

Nul ne peut faire l’objet d’une poursuite criminelle ou civile pour avoir fait de bonne foi une déclaration concernant une opération douteuse.

Exception pour les employés – Il y a une exception pour les employés qui transmettent une déclaration sur support papier (plutôt qu’électroniquement) directement au CANAFE, dans les cas où ils ne font pas part de leur doute à l’agent de conformité. Vous trouverez des renseignements supplémentaires sur la façon de transmettre des déclarations sur support papier dans la ligne directrice 3B de CANAFE, Déclaration des opérations douteuses à CANAFE sur support papier.

Renseignements à inclure dans une déclaration des opérations douteuses

Consultez la ligne directrice 3A de CANAFE, Déclaration des opérations douteuses à CANAFE par voie électronique.

Tous les champs pertinents de la déclaration, y compris une explication détaillée de ce qui éveillé des soupçons, sont remplis. Les champs non obligatoires de la déclaration doivent être remplis si l’information figure dans le dossier du client et si elle n’a pas été recueillie. Dans certains cas, il faut prendre des mesures raisonnables pour tenter d’obtenir l’information. Si plus d’une opération a contribué à faire naître des soupçons, indiquez-les dans la même déclaration.

1.3 – Déclaration d’opérations importantes en espèces et politique relative à la tenue des documents

Exigence – Une déclaration doit être transmise et un document doit être créé pour chaque montant de 10 000 $ ou plus en espèces reçu d’un client au cours d’une seule opération pour les rentes non enregistrées, les placements non enregistrés ou les polices d’assurance Vie universelle. La déclaration d’opérations importantes en espèces ne s’applique pas aux autres produits. Si nous savons que deux ou plusieurs opérations en espèces de moins de 10 000 $ chacune ont été effectuées au cours d’une même période de 24 heures (consécutives) par le même client ou pour son compte, elles seront considérées comme une seule opération importante en espèces si elles totalisent 10 000 $ ou plus.

Politique – Puisque nous n’acceptons pas d’espèces de la part des clients, nous n’aurons pas à transmettre de déclaration d’opérations importantes en espèces ni à créer de document.

Procédures – Les clients offrant de régler une opération en espèces se voient offrir d’autres méthodes de paiement. Tous les instruments financiers pouvant servir à acquitter le coût des polices d’assurance sont payables à la compagnie d’assurance et sont précisés par l’assureur.

Si des espèces sont acceptées par erreur, les mesures indiquées ciaprès doivent être prises :

L’agent de conformité doit :

Transmettre une déclaration d’opérations importantes en espèces dans un délai de 15 jours civils après que l’opération a été effectuée
Créer et conserver un document concernant les opérations importantes en espèces
Conserver une copie des documents concernant les opérations importantes en espèces en lieu sûr

Renseignements à inclure dans une déclaration d’opérations importantes en espèces

Pour obtenir des précisions sur les renseignements à inclure dans une déclaration d’opérations importantes en espèces, consultez la ligne directrice 7A de CANAFE, Déclaration des opérations importantes en espèces à CANAFE par voie électronique.

Renseignements à conserver dans un document concernant les opérations importantes en espèces

Pour savoir quels renseignements doivent être conservés dans un document concernant les opérations importantes en espèces, consultez les Exigences en matière de tenue de documents concernant les opérations importantes en espèces de CANAFE.

1.4 – Déclarations de biens appartenant à un groupe terroriste

Exigence – Si nous avons des biens en notre possession ou à notre disposition, puis savons ou croyons qu’ils appartiennent à un groupe terroriste ou qu’ils sont à leur disposition, nous devons soumettre une déclaration au CANAFE sans délai.

Politique – Nous n’acceptons pas d’espèces et ne détenons pas de fonds au nom de clients, et les fonds de clients sont payables à l’assureur. Nous ne détenons pas non plus de biens au nom de clients. Par conséquent, nous ne devrions pas avoir de biens en notre possession ni à notre disposition.

Tous les cas de biens appartenant à un groupe terroriste en notre possession ou à notre disposition sont transmis à l’agent de conformité. Les renseignements et les exigences du CANAFE se trouvent ci-après à titre de référence, advenant que de tels cas se présentent.

Procédures – L’agent de conformité transmet la déclaration au CANAFE et prévient la GRC. Les déclarations de biens appartenant à un groupe terroriste doivent être présentées sur support papier au CANAFE. Vous pouvez vous procurer les formulaires de l’une ou l’autre des manières suivantes :

En accédant au site Web du CANAFE, puis en imprimant les formulaires souhaités.
En composant le 1 866 346-8722 pour obtenir un exemplaire par télécopieur ou par la poste.

Si une déclaration doit être présentée, nous passons en revue la ligne directrice 5, Déclaration à CANAFE de biens appartenant à un groupe terroriste, pour obtenir des précisions sur les renseignements que doit contenir chaque champ d’une déclaration de biens appartenant à un groupe terroriste.

Section 2 – Tenue d’un dossier client

2.1 – Généralités

Lors de l’établissement d’une police d’assurance pertinente, des propositions et des formulaires sont utilisés pour recueillir les renseignements nécessaires sur le client.

Les renseignements recueillis sur un client en particulier peuvent notamment comprendre, au besoin, ce qui suit : identité, profession, secteur d’activité, emploi, adresse, statut de résident aux fins de l’impôt, date de naissance, source de richesse, usage prévu de la police, tiers concernés et toute vulnérabilité politique connue.

Dans le cas des clients qui sont des entités juridiques, des renseignements supplémentaires sont exigés – nom des propriétaires effectifs de l’entité et de ceux qui contrôlent l’entité –, comme le prévoient les lignes directrices du CANAFE et comme indiqué ci-après.

2.2 – Dossiers clients

Politique – Des dossiers clients sont conservés pour tous les clients (personnes et entités) pour lesquels on prévoit qu’ils paieront plus de 10 000 $ (en espèces ou non) pour des rentes non enregistrées, des placements non enregistrés ou des polices d’assurance Vie universelle. D’autres produits sont exempts des exigences relatives au dossier client.

Procédures – En pratique, nous nous conformons à l’obligation de créer un dossier client en remplissant les propositions des assureurs visant des produits d’assurance, dans lesquelles tous les renseignements obligatoires sont inscrits. Les renseignements conservés dans les dossiers clients varient selon le type de client (personne ou entité) et la nature et le volume des opérations du client. Voici quelques éléments clés des dossiers clients :

Renseignements sur l’identité des clients (personnes et entités)
Secteur d’activité et profession (type d’entreprise pour les entités)
Renseignements sur les bénéficiaires effectifs (entités)
Détermination quant aux tiers et renseignements
Détermination du statut d’étranger politiquement vulnérable et renseignements (pour les dépôts de sommes forfaitaires de 100 000 $ ou plus)
Renseignements sur la relation d’affaires (objectif et utilisation prévue de la police)

Des précisions sur ce qui est requis pour chaque élément du dossier client se trouvent à la section 2.3.

2.3 – Tableau récapitulatif

Éléments du dossier client	Situations où ils sont requis	Renseignements à inscrire·/ conserver
Renseignements sur le client pour des personnes – inscrits sur les propositions et les formulaires	Si on prévoit que le client paiera 10 000 $ ou plus pour une rente ou une police d’assurance-vie	Renseignements sur le client :NomAdresseDate de naissanceSecteur d’activité et profession (description)Renseignements d’identification du client :Précisions sur la pièce d’identité (notamment le type de document, le numéro d’identification, le lieu de délivrance, la date d’expiration) * voir la section 3, Vérification de l’identité des clients, pour obtenir des précisions sur les renseignements obligatoires
Renseignements sur le client et documents concernant les bénéficiaires effectifs et le contrôle pour des entités – inscrits sur les propositions, les formulaires et les copies conservées des documents justificatifs du client* Les définitions et des renseignements supplémentaires sur la politique et les procédures se trouvent ci-après.	Si on prévoit que le client paiera 10 000 $ ou plus pour une rente ou une police d’assurance-vie	Renseignements sur le client pour tous les types d’entités :Nom de l’entitéAdresseNuméro de constitution en société ou autre numéro d’identificationTerritoire de compétence régissant la constitution en sociétéDescription détaillée des activités principales de l’entité et du secteur d’activité correspondantRenseignements sur les signataires (nom, adresse, date de naissance, profession, information de la pièce d’identité [type, numéro d’identification, lieu de délivrance, date d’expiration]) Renseignements pour confirmer l’existence d’une entité et renseignements sur les bénéficiaires effectifs, la structure et le contrôle :Copies des documents utilisés pour confirmer l’existence, par exemple :Certificat de constitution en société (personnes morales)Avis de cotisation émis par un gouvernement municipal, provincial, territorial ou le gouvernement fédéral (personnes morales)Contrat de société (entités autres qu’une personne morale)Statuts constitutifs (entités autres qu’une personne morale)Copies des documents obtenus pour confirmer les renseignements sur les personnes qui contrôlent l’entité, la propriété et des dispositions portant sur le pouvoir de lier :Statuts constitutifs / d’associationConvention d’actionnaires ou contrat de sociétéRelevés annuels (T1, Annexe 50 ou l’équivalent)Règlements administratifs de la personne moraleAttestation de fonctionActe de fiduciePreuve du pouvoir de lierNoms de tous les administrateurs (pour les personnes morales)Noms et adresses des fiduciaires, bénéficiaires connus et constituants de la fiducie (pour des fiducies)Noms et adresses de toutes les personnes ou entités qui détiennent ou contrôlent directement ou indirectement au moins 25 % de l’entité (pour des entités autres que des fiducies)Renseignements établissant les bénéficiaires effectifs, la structure et le contrôle de l’entitéSi ces renseignements ne peuvent pas être obtenus ou si leur exactitude ne peut pas être confirmée, il faut inscrire :Le nom du directeur général le plus haut placé de l’entité; son identité doit être vérifiée et le client doit être considéré comme à risque élevé Exigences pour les organismes sans but lucratifIl faut établir si l’entité est un organisme de bienfaisance enregistré aux fins de l’impôt sur le revenu. Sinon, il faut établir si l’organisme sollicite des dons de bienfaisance en argent du public.
Détermination quant aux tiers – renseignements inscrits sur les propositions et les formulaires * Les définitions et des renseignements supplémentaires sur la politique et les procédures se trouvent ci-après.	Si on prévoit que le client paiera 10 000 $ ou plus pour une rente ou une police d’assurancevie	Détermination quant aux tiers – un tiers ayant un intérêt dans la police ou en ayant le contrôle est-il concerné? La réponse (oui ou non) doit être inscrite sur les propositions et les formulaires.Si la réponse est « oui », les renseignements suivants doivent être recueillis :Nom et adresse du tiersProfession ou activité principale du tiersDate de naissance (s’il s’agit d’une personne)Numéro et lieu de constitution en société (s’il s’agit d’une personne morale)Nature du lien entre le tiers et le clientSi l’implication d’un tiers est soupçonnée, même si le client a affirmé le contraire, il faut inscrire pourquoi nous croyons que la personne agit selon les directives d’un tiers
Détermination du statut de personne politiquement vulnérable (PPV) ou de dirigeant d’une organisation internationale (DOI) – renseignements inscrits sur les propositions et les formulaires * Les définitions et des renseignements supplémentaires sur la politique et les procédures se trouvent ci-après.	Dans le cas d’une personne effectuant un versement de 100 000 $ ou plus à l’égard d’une assurance-vie	Détermination du statut de PPV – Le client est-il un PPV ou un DOI (ce qui comprend les proches parents et les personnes étroitement associées)? La réponse (oui ou non) doit être inscrite sur les propositions et les formulaires. Si la réponse est « oui » :Le nom, le lien, le pays et la fonction ou le poste de la personne qui est un PPVLa provenance des fonds qui ont servi à l’opération, si elle est connue‏La date à laquelle vous avez déterminé que la personne était un PPV ou DOI‏Le nom du membre de la haute direction qui a examiné l’opération La date de l’examen de l’opération
Renseignements sur la relation d’affaires – inscrits sur les propositions et les formulaires* Les définitions et des renseignements supplémentaires sur la politique et les procédures se trouvent ci-après.	Lorsque nous effectuons deux ou plusieurs opérations dans le cadre desquelles nous devons vérifier l’identité ou confirmer l’existence d’une entité pour laquelle nous avons établi une relation d’affaires avec le client	Il faut inscrire l’objectif et la nature visée de la relation d’affaires sur les propositions et les formulaires (p. ex. planification financière, planification successorale, préservation du capital, etc.)

a) Documents concernant les bénéficiaires effectifs et le contrôle

Que sont les bénéficiaires effectifs et le contrôle? Bénéficiaire effectif s’entend de l’identité des personnes qui contrôlent, directement ou indirectement, 25 % ou plus de la société ou de l’entité (actions ou droits). La mention du contrôle indirect des bénéficiaires effectifs est importante puisque, dans le cas d’une entité juridique détenue par une autre société ou une autre entité, des documents supplémentaires visant à confirmer que tous les bénéficiaires effectifs ont été divulgués peuvent être exigés.

Politique – Lorsque nous confirmons l’existence d’une entité, des renseignements sur les bénéficiaires effectifs sont recueillis et conservés dans un dossier, puis des mesures raisonnables sont prises pour confirmer ces renseignements. Les renseignements sont consignés sur les propositions et les formulaires. Des copies de tous les documents utilisés pour obtenir ou confirmer les bénéficiaires effectifs et le contrôle (comme ceux indiqués dans le tableau des pages précédentes) sont conservées dans le dossier du client.

Pour obtenir des renseignements supplémentaires sur la confirmation de l’existence d’entités, reportez-vous à la section 3, Identification des clients, du présent programme.

Procédures – Dans nos recherches, nous devons faire appel à tous les types de renseignements nécessaires pour identifier les bénéficiaires effectifs. Toutefois, dans certains cas, personne ne détient ou ne contrôle 25 pour cent ou plus d’une entité. Nous devons conserver les renseignements obtenus dans un dossier.

Les mesures raisonnables à prendre pour confirmer l’exactitude des renseignements sur les bénéficiaires effectifs devraient comprendre de demander au client de fournir les documents pertinents, ou de consulter les documents accessibles au public, selon les renseignements qui se trouvent dans le tableau de la section 2.2 du présent programme. Les documents que nous obtenons pour confirmer les renseignements ou la source d’information publique, par exemple le site Web où les renseignements ont été trouvés, doivent être indiqués dans nos dossiers.

Nous ne sommes pas tenus de vérifier l’identité du dirigeant le plus haut placé si personne ne détient ni ne contrôle 25 pour cent ou plus d’une entité.

Si le client refuse de fournir le nom des bénéficiaires effectifs de l’entité juridique lorsqu’il en existe, il doit être considéré comme un client à risque élevé et il faut alors obtenir des renseignements supplémentaires sur l’identité du dirigeant le plus haut placé. Il est également possible de décider de ne pas faire affaire avec ce client sans cette information.

Des exemples de propriété, de contrôle et de structure se trouvent à la section Directives – Exigences relatives au besoin de bien connaître son client – Exigences relatives aux bénéficiaires effectifs – Annexe A du site Web de CANAFE.

b) Détermination quant aux tiers et documents

Qu’est-ce qu’un tiers? – Tiers s’entend d’une personne ou d’une entité autre que celle qui effectue l’opération, comme un responsable des primes, un mandataire ou une autre personne qui donne des instructions concernant l’opération. Lorsqu’on détermine si un « tiers » est impliqué, il ne s’agit pas seulement de la personne qui « détient » l’argent, mais de celle qui donne les instructions relatives à l’argent. Le point à retenir est le suivant : pour déterminer qui est le tiers, nous devons déterminer si la personne qui est en face de vous agit sur les instructions de quelqu’un d’autre. Si tel est le cas, cette autre personne est le tiers.

Politique – Nous déterminons l’existence d’un tiers (demandons au client de divulguer l’existence d’un tiers) lorsque nous devons tenir un dossier client. Nous avons aussi à déterminer l’existence d’un tiers lorsque nous devons tenir un dossier des opérations importantes en espèces.

Procédures – Comment déterminer l’existence d’un tiers? Au moment de la soumission de la proposition, il faut demander au client si une autre personne ou entité paiera pour cette police, ou, pendant qu’elle est en vigueur, fera usage des valeurs de la police ou y aura accès, ou si une autre personne donne des instructions à l’égard de cette police. La réponse du client est inscrite sur les propositions et les formulaires. Si des tiers sont impliqués, les renseignements à fournir sur le tiers sont aussi inscrits sur les propositions et les formulaires, par exemple :

Nom et adresse du tiers
Profession ou activité principale du tiers
Date de naissance (s’il s’agit d’une personne)
Numéro et lieu de constitution en société (s’il s’agit d’une personne morale)
Nature du lien entre le tiers et le client

Si nous avons des motifs raisonnables de soupçonner qu’un tiers est impliqué, nous prenons des notes sur les propositions et les formulaires pour indiquer ce qui suit :

Dans le cas d’un dossier client ou d’une opération importante en espèces, une note indiquant si, selon le client, l’opération est effectuée au nom d’un tiers
La raison pour laquelle nous soupçonnons que la personne agit en suivant les instructions d’un tiers
Dans le cas d’une opération importante en espèces, une note indiquant si, selon la personne qui donne l’argent, l’opération est effectuée au nom d’un tiers

c) Détermination du statut de personne politiquement vulnérable (PPV) ou de dirigeant d’une organisation internationale (DOI) et documents

Qui est considéré comme une PPV? Par personne politiquement vulnérable, on entend une personne qui occupe ou a déjà occupé une des fonctions énumérées ci-dessous (sous réserve des mandats et des échéances indiqués plus loin) :

Chef d’État ou de gouvernement
Membre du conseil exécutif de gouvernement ou membre d’une assemblée législative
Sous-ministre ou titulaire d’une charge de rang équivalent
Ambassadeur, ou attaché ou conseiller d’un ambassadeur
Officier ayant le rang de général ou un rang supérieur
Dirigeant d’une société ou d’une banque d’État
Chef d’un organisme gouvernemental
Juge d’une cour suprême ou d’une cour d’appel
Leader ou président d’un parti politique représenté au sein d’une assemblée législative
Maire ou dirigeant municipal de rang équivalent (dans le cas d’un national politiquement vulnérable)
Dirigeant d’une organisation internationale (DOI) (p. ex. une organisation constituée par voie de traité entre un ou plusieurs États. Voir les lignes directrices du CANAFE pour obtenir des exemples.)

Une PPV peut aussi être une personne étroitement associée (personne avec qui il existe un lien personnel ou une relation d’affaires), ainsi qu’un des membres de la famille immédiate de la personne décrite ci-dessus :

Mère ou père
Enfant
Époux ou conjoint de fait
Mère ou père de l’époux ou conjoint de fait
Frère, sœur, demi-frère ou demi-sœur (tout autre enfant de la mère ou du père de la personne)

Mandats et échéances

Étranger – si la personne occupe ou a déjà occupé le poste (y compris toute personne décédée)

National – si la personne occupe le poste ou l’a occupé au cours des cinq dernières années

Dirigeant d’une organisation internationale – si la personne occupe actuellement la fonction

Politique – Si nous recevons un versement forfaitaire de 100 000 $ d’une personne pour souscrire une rente ou une police d’assurance-vie, nous devons prendre des mesures raisonnables pour vérifier si nous avons affaire à une PPV / un DOI dans les 30 jours suivant l’opération. Si le client est une PPV, nous devons aussi avoir fait approuver l’opération par la haute direction de l’entreprise dans la période de 30 jours.

Lorsqu’il est déterminé que la personne effectuant le versement est une PPV ou un DOI, il faut procéder à une évaluation du risque. Si le client est un étranger politiquement vulnérable, il est immédiatement considéré comme un client à haut risque. Pour toute PPV ou tout DOI considéré comme un client à risque élevé, les mesures spéciales prévues doivent être prises dans les 30 jours suivant l’opération.

Les mesures spéciales à prendre dans un délai de 30 jours comprennent ce qui suit :

Mesures raisonnables pour confirmer la source des fonds de l’opération
Approbation confirmée de l’opération par la haute direction de l’entreprise
Saisie de toutes les étapes franchies pour la détermination, l’examen et l’approbation

Exemple – Si nous attendons cinq jours après une opération pour déterminer si nous faisons effectivement affaire à un étranger politiquement vulnérable, il ne nous restera que 25 jours pour effectuer une évaluation des risques liés au client, confirmer la source des fonds et faire examiner l’opération par la haute direction.

Procédures – Comment détermine-t-on si une personne est une PPV ou un DOI? Nous demandons au client s’il est une PPV, puis nous notons sa réponse (oui ou non) sur les propositions et les formulaires de l’assureur. Nous pouvons aussi consulter une source de renseignements sur les PPV qui est crédible et accessible sur le marché ou au public.

Si le client est une PPV, nous :

Inscrivons la fonction ou le poste de la personne qui est une PPV
Demandons au client la provenance des fonds utilisés pour l’opération et la prenons en note
Inscrivons la date à laquelle nous avons déterminé que la personne est une PPV
Inscrivons les noms de ceux qui ont examiné ou approuvé l’opération
Inscrivons la date de l’examen de l’opération

À quelle fréquence devons-nous déterminer si une personne est une PPV ou un DOI?

Lorsque nous avons déterminé qu’une personne est une PPV / un DOI, nous n’avons pas à le faire de nouveau. Par contre, même si nous déterminons au départ que la personne n’est pas une PPV / un DOI, nous devons prendre des mesures raisonnables pour vérifier, chaque fois qu’une somme forfaitaire de 100 000 $ ou plus est affectée à une police, si nous avons affaire à une PPV / un DOI, car il se peut que la situation du client ait changé.

d) Document concernant les relations d’affaires

Qu’est-ce qu’une relation d’affaires? Une relation d’affaires commence lorsque nous effectuons deux ou plusieurs opérations dans le cadre desquelles nous devons vérifier l’identité de la personne ou confirmer l’existence d’une personne morale ou d’une autre entité dans un délai maximal de cinq ans l’une de l’autre.

Politique – Nous inscrivons dans un dossier l’objectif de la police d’assurance et l’utilisation qui en est prévue.

Procédures – Nous inscrivons l’objectif recherché et la nature visée par la relation d’affaires sur les propositions et les formulaires.

Les relations d’affaires amènent aussi d’autres obligations. Pour obtenir des précisions, reportez-vous à la section 4.3, Contrôle continu et tenue à jour des renseignements sur l’identité des clients, du présent programme.

2.4 – Mesures raisonnables

Conservation d’un document sur les « mesures raisonnables » prises

Qu’entend-on par « mesures raisonnables »?

On entend par « mesure raisonnable » toute activité visant à respecter certaines obligations. Par exemple, nous devons prendre des mesures raisonnables pour confirmer les renseignements sur le bénéficiaire effectif, déterminer s’il s’agit d’une personne politiquement vulnérable (PPV) ou d’un dirigeant d’une organisation internationale (DOI) ou établir si le client agit pour le compte d’un tiers, conformément aux politiques et aux procédures. Nous aurons respecté nos obligations même si, après avoir pris des mesures raisonnables, nous n’arrivons pas à obtenir ou à confirmer l’information.

Il convient de noter qu’il ne faut pas confondre l’information obtenue grâce à la prise de mesures raisonnables avec les éléments de données obligatoires, c’est-à-dire l’information qui doit être obtenue avant d’effectuer une opération ou une activité, auxquels les mesures raisonnables ne s’appliquent pas.

Document à l’appui des mesures raisonnables prises

Il faut conserver un document faisant état des mesures raisonnables prises, même si elles sont infructueuses. Une mesure raisonnable est infructueuse si vous n’obtenez aucune réponse, par exemple oui ou non, et que vous n’êtes pas en mesure de tirer une conclusion satisfaisante. Le document sur les mesures raisonnables prises, mais infructueuses, doit comprendre ce qui suit :

les mesures prises;
la date à laquelle les mesures ont été prises;
la raison pour laquelle elles se sont avérées infructueuses.

Nous tenons compte du refus d’un client de fournir certains renseignements ou de notre incapacité à obtenir ces renseignements dans l’évaluation globale du risque qu’il représente. Conservation : Il faut conserver les documents faisant état des mesures raisonnables prises, mais infructueuses, durant au moins cinq ans après leur date de création.

Section 3 – Vérification de l’identité des clients

Politique – L’identité des personnes est vérifiée ou l’existence des entités est confirmée dans le cas des rentes non enregistrées, des placements non enregistrés ou des polices d’assurance Vie universelle lors de l’établissement de la police. Les exigences en matière d’identification des clients ne s’appliquent pas aux autres produits, sauf si une déclaration d’opérations douteuses a été déposée (l’exemption ne tient plus dans ce cas).

Les renseignements d’identification du client sont inscrits sur les propositions et les formulaires.

Reportez-vous à la section 3.1 du présent programme pour connaître les mesures à prendre ou les procédures à suivre pour vérifier l’identité de personnes, et à la section 3.3 du présent programme pour connaître les mesures à prendre ou les procédures à suivre pour confirmer l’existence d’entités.

3.1 Personnes

Procédures – Deux méthodes sont utilisées pour vérifier l’identité d’une personne. L’identité peut être vérifiée par le conseiller ou un adjoint détenant un permis et lié par contrat à l’agence ou à l’assureur.

Méthode à processus unique reposant sur une pièce d’identité avec photo

Les originaux des pièces d’identité avec photo énumérées ci-après, et non des copies de celles-ci, doivent être examinés en présence du client et une comparaison visuelle doit être effectuée :

Permis de conduire
Passeport
Carte de résident permanent
Carte de citoyenneté (délivrée avant 2012)
Certificat du statut d’Indien
Autre document semblable délivré par le gouvernement d’une province ou d’un territoire ou le gouvernement fédéral sur lequel figurent tous les éléments suivants : photo, nom, adresse, date de naissance et date d’expiration.

Ce document doit être valide et ne doit pas être échu. Par exemple, un permis de conduire échu n’est pas acceptable.

Méthode d’identification à processus double

Dans le cas de la méthode d’identification à processus double, les originaux provenant de deux sources fiables différentes doivent être remis au conseiller. Ils doivent réunir deux des critères suivants :

Nom et adresse
- Exemples : facture de services publics, relevé d’impôt foncier ou avis de cotisation de l’ARC
Nom et date de naissance
- Exemples : certificat de mariage ou certificat de naissance (s’il n’y a pas eu de changement de nom)
Nom et compte financier
- Exemples : le dernier relevé financier d’un courtier en valeurs mobilières (à l’exclusion de votre propre entreprise) ou le dernier relevé de compte bancaire

Exemples de documents d’identification inacceptables :

Un acte de naissance ou un extrait de baptême émis par une église
Une carte d’identité émise par un employeur pour un employé

Si elle est valide, une pièce d’identité émise à l’étranger peut également être acceptée. Cependant, il se peut que l’assureur exige de la documentation additionnelle pour confirmer que le client répond aux exigences en matière de résidence au Canada.

Si nous n’arrivons pas à obtenir l’une des pièces d’identité de la liste ci-dessus, nous consultons la section Directives – Exigences relatives au besoin de bien connaître son client – Méthodes pour vérifier l’identité des personnes et confirmer l’existence des entités du site Web de CANAFE pour connaître d’autres options.

3.2 Confirmation de l’existence d’entités

Procédures – Entité renvoie à des sociétés, à des fiducies, à des sociétés de personnes, à des fonds et à des associations ou organisations sans personnalité morale.

Pour confirmer l’existence d’une personne morale, il faut consulter les documents suivants :

Le certificat de constitution en société de la personne morale.
Un document doit être déposé annuellement aux termes de la loi provinciale régissant les valeurs mobilières.
Tout autre document qui confirme l’existence de la personne morale. Par exemple, il peut s’agir du rapport annuel publié signé par un cabinet d’audit indépendant, ou d’une lettre ou d’un avis de cotisation pour la personne morale émis par un gouvernement municipal, provincial, territorial ou le gouvernement fédéral.

Pour confirmer l’existence d’une entité autre qu’une personne morale, il convient d’examiner le contrat de société, les statuts constitutifs de l’association ou tout autre document de ce genre confirmant l’existence de l’entité.

Le document que nous utilisons pour confirmer l’existence d’une entité peut être la version papier ou électronique. Si le document est en format papier, nous devons en conserver une copie. Si le document est en version électronique, nous devons prendre en note le numéro de constitution de la personne morale, ainsi que le type de document et sa provenance. La version électronique d’un document doit provenir d’une source publique. Une confirmation verbale (par téléphone, par exemple) n’est pas acceptable, puisque nous devons pouvoir consulter un document.

Par exemple, il est possible d’obtenir des renseignements sur le nom et l’adresse de la personne morale, ainsi que les noms de ses administrateurs, en consultant la base de données d’un gouvernement provincial ou du gouvernement fédéral, comme la base de données de Corporations Canada par exemple, qui est accessible à partir du site Web d’Industrie Canada (http://www.ic.gc.ca). Il est également permis de recourir à des services de recherche et d’enregistrement visant les sociétés.

3.3 Exceptions à l’obligation de vérifier l’identité d’un client

Politique – Une fois que l’identité d’une personne a été vérifiée de la façon décrite précédemment, nous n’avons plus à vérifier de nouveau son identité si nous la reconnaissons (visuellement ou par la voix selon la méthode d’authentification de l’appelant). En cas de doute, nous vérifions de nouveau l’identité.

Section 4 – Approche axée sur les risques

4.1 – Évaluation des risques

Qu’est-ce qu’une évaluation des risques – Une évaluation des risques est une analyse des menaces et des faiblesses possibles en matière de blanchiment d’argent et de financement d’activités terroristes que présentent vos activités. La complexité de cette évaluation varie selon la taille de votre entreprise et selon certains facteurs de risque qui y sont liés. Vous trouverez des précisions dans les sections ci-après et des renseignements supplémentaires dans le Manuel d’instructions sur l’approche axée sur les risques – Sociétés, courtiers et agents d’assurance-vie du CANAFE.

Types d’évaluations des risques

Au sein de cette entreprise, une évaluation des risques liés à l’entreprise et une évaluation des risques liés aux relations d’affaires sont effectuées.

Les évaluations font l’objet d’un examen tous les deux ans dans le cadre de l’évaluation du programme, ou plus tôt s’il y a des changements dans l’entreprise, comme notre emplacement, la clientèle, les produits ou les services, etc.

Comment déterminons-nous les risques?

Les catégories suivantes sont prises en comptes dans les évaluations des risques :

Produits, services et modes de prestation de nos produits et services
Emplacement géographique où nous exerçons nos activités et de nos clients
Nos clients
Tout autre facteur pertinent

Produits et services

Certains produits et services sont associés à des niveaux de risque plus élevés liés au blanchiment d’argent ou au financement d’activités terroristes qui sont inhérents. Les principaux attributs de produits qui contribuent à des niveaux de risques inhérents plus élevés sont des caractéristiques qui permettent l’accumulation d’argent ou de placements (qui peuvent être utilisés à l’étape du placement ou de la dispersion du blanchiment d’argent et du financement d’activités terroristes), la facilité d’effectuer des retraits ou des transferts (ce qui facilite la dispersion et l’intégration) et la possibilité pour des tiers d’effectuer des opérations en utilisant le produit (ce qui peut faciliter n’importe quelle étape du blanchiment d’argent et du financement d’activités terroristes). Les attributs de produits qui sont à risque moins élevé peuvent occasionner des pénalités fiscales s’il y a des retraits anticipés, une capacité limitée à effectuer des retraits ou une absence de possibilité d’accumuler des valeurs de rachat.

Risques liés au mode de prestation

Un mode de prestation est le moyen qui peut être utilisé pour obtenir un produit ou un service, ou par lequel des opérations peuvent être effectuées. Les modes de prestation qui permettent d’effectuer des opérations sans rencontre en personne présentent un risque plus élevé en raison de la difficulté accrue à vérifier l’identité des clients. Cette méthode peut servir à masquer la véritable identité d’un client ou d’un propriétaire bénéficiaire.

Risque géographique

L’emplacement géographique a une incidence sur l’ensemble des risques liés aux affaires. Voici quelques attributs géographiques qui peuvent entraîner un niveau de risque inhérent plus élevé :

La proximité d’un endroit reconnu pour son taux de criminalité élevé
Des clients qui ont des liens avec des pays à risque élevé
La taille ou la nature de l’endroit où habite la clientèle, par exemple, une petite zone rurale où les clients sont connus ou une grande zone urbaine où les clients sont inconnus

Autres facteurs

D’autres facteurs, comme la structure d’exploitation de notre modèle d’affaires, sont également pris en compte, c’est-à-dire le nombre d’employés, le roulement de personnel, le nombre de succursales, etc. L’incidence de la nouvelle technologie sur l’industrie et sur nos affaires est également prise en compte.

Les directives ministérielles et les restrictions relatives aux opérations reçues à la suite de l’abonnement à la liste de diffusion de CANAFE ou par l’entremise d’une communication d’un assureur sont passées en revue et évaluées pour déterminer les répercussions sur notre évaluation des risques.

D’autres ressources sont indiquées dans le site Web de CANAFE sous Directives – Programme de conformité – Guide de l’approche axée sur les risques pour lutter contre le blanchiment d’argent et le financement des activités terroristes.

Comment les risques sont-ils évalués pour des clients individuels (au début et de façon régulière)?

Les risques liés à un client sont évalués et un niveau de risque lui est attribué au moment de l’établissement d’une relation avec un nouveau client, puis de nouveau sur une base régulière durant le contrôle.

En règle générale, les clients de cette entreprise peuvent être regroupés en deux groupes :

Groupe A – Faible risque

Groupe B – Risque élevé

Par défaut, tous les clients sont classés dans la catégorie à faible risque, SAUF en présence de facteurs de risque comme les facteurs suivants :

Caractéristiques à risque élevé automatique – Si l’un des indicateurs ci-après est présent, le client est à risque élevé.

Un étranger politiquement vulnérable
Un client pour lequel une déclaration d’opération douteuse ou de financement d’activités terroristes a été présentée
Un client qui a été identifié comme terroriste
Un client pour lequel nous ne sommes pas en mesure d’obtenir les renseignements sur les bénéficiaires effectifs
Un client dont le compte comporte des transactions entrantes et sortantes avec la Corée du Nord (sans égard au montant)

Indicateurs de risque élevé potentiel – Un seul des indicateurs peut être suffisant pour que le client soit évalué comme représentant un risque élevé et, en règle générale, s’il y a trois indicateurs ou plus, le client devrait être considéré comme à risque élevé par défaut. Cela peut varier selon notre connaissance d’autres facteurs dans le profil du client, comme les produits qu’il détient, la durée de la relation avec celui-ci, la provenance des fonds, etc.

Caractéristiques du client, produit, service, mode de prestation :

National politiquement vulnérable, dirigeant d’une organisation internationale et personne étroitement associée
Paiements de primes ou dépôts effectués par ordre électronique à partir de territoires situés à l’étranger
Implication d’un tiers sans motif raisonnable
Profession – Professions à risque élevé (entreprises dont les activités reposent grandement sur les opérations en espèces, entreprises extraterritoriales, entreprises qui exercent des activités dans des pays à risque élevé, jeu en ligne)
Structure de l’entreprise ou opérations du client qui semblent inhabituellement complexes
Identification du client à distance sans motif valable

Géographie :

Le client réside hors de la région locale ou normale des clients
Le client réside dans une région reconnue pour la criminalité
Le client exerce des activités extraterritoriales ou a des liens avec des pays à risque élevé

Autres indicateurs d’opérations douteuses :

Le volume, le moment ou la complexité des opérations ne correspondent pas à l’objectif de la police ou du compte
La valeur des dépôts ne cadre pas avec la profession ou avec la provenance des fonds
Des indicateurs d’opérations douteuses décrits à la section des renseignements généraux sont présents

Toutes les évaluations des clients à risque élevé sont documentées au moyen de l’outil d’évaluation des risques liés à des clients, qui se trouve à l’annexe du présent programme. Des copies sont conservées pour démontrer que le client a été classé dans la catégorie de risque appropriée.

4.2 – Atténuation des risques

Des mesures d’atténuation des risques ont été élaborées et mises en place pour les cas où nos évaluations des risques permettent de déceler des risques élevés. Les mesures d’atténuation des risques sont décrites en détail dans les tableaux sur l’évaluation des risques, aux sections 4.4 et 4.5 du présent programme.

4.3 – Contrôle continu et tenue à jour des renseignements sur l’identité des clients

Une fois une relation d’affaires établie, nous devons :

Effectuer un contrôle continu de nos relations d’affaires
Tenir à jour les renseignements sur les clients

Les objectifs du contrôle continu et de la tenue à jour des renseignements sur les clients sont les suivants :

Détecter les opérations douteuses qui doivent être déclarées
Réévaluer le niveau de risque associé aux opérations et aux activités du client
Déterminer si les opérations ou les activités sont conformes aux renseignements obtenus antérieurement sur le client, y compris l’évaluation du risque qu’il représente
Continuer de comprendre les activités des clients

Pour une personne (dans le cadre du processus de contrôle continu), il faut confirmer ou mettre à jour les renseignements suivants :

Nom
Adresse
Profession ou activité principale

Pour une entité, il faut confirmer ou mettre à jour les renseignements suivants :

Nom
Adresse
Activités principales ou profession
Noms des administrateurs, des fiduciaires, etc.
Renseignements sur les bénéficiaires effectifs (personnes qui contrôlent l’entité)

Fréquence – La fréquence à laquelle nous assurons un contrôle continu des relations d’affaires et mettons à jour les renseignements sur les clients dépend de notre évaluation des risques liés aux clients; ceux qui présentent un niveau de risque plus élevé doivent faire l’objet d’un contrôle ou d’une mise à jour de façon plus fréquente.

Clients à faible risque – Les opérations font l’objet d’un contrôle, d’un examen ou d’une évaluation au moment où elles sont effectuées.

Les renseignements sur les clients peuvent être tenus à jour au moyen d’une confirmation verbale régulière auprès des clients lors des interactions en continu (par exemple, pour des affaires nouvelles ou des opérations subséquentes).

Clients à risque élevé – Les opérations font l’objet d’un contrôle, d’un examen ou d’une évaluation au moment où elles sont effectuées, ainsi que lors d’examens périodiques. La preuve de l’examen périodique est conservée. Des notes sont également conservées dans le dossier client.

Les renseignements d’identification des clients sont mis à jour annuellement. Les renseignements peuvent être confirmés verbalement auprès du client. Des mesures supplémentaires peuvent comprendre le fait de prendre des mesures raisonnables pour confirmer les renseignements fournis par des clients à risque élevé en effectuant des recherches dans Internet.

4.4 – Évaluation des risques liés à l’entreprise

Le tableau ci-dessous contient les éléments qui peuvent rendre cette entreprise vulnérable à être utilisée par des criminels pour effectuer des activités de blanchiment d’argent et de financement d’activités terroristes. Cette liste tient compte des produits et services que nous offrons, de la façon dont nous en faisons la prestation et de l’endroit où nous effectuons nos activités. Cette liste est mise à jour lorsque des risques supplémentaires sont décelés. Des mesures d’atténuation des risques doivent être jumelées à tous les facteurs évalués comme étant à risque élevé.

LISTE DES FACTEURS Fréquence / incidence sur les affaires Indiquez tous les facteurs qui s’appliquent à votre entreprise (c.-à-d. les produits, les services et les modes de prestation, l’emplacement géographique, d’autres facteurs pertinents), ainsi que la fréquence et si ce risque existe au sein de votre entreprise.	NIVEAU DE RISQUE INHÉRENT *Évaluez le niveau de risque de chaque facteur, élevé ou faible.*	JUSTIFICATION *Donnez la RAISON de l’attribution de ce niveau de risque.*	Pour tous les risques ÉLEVÉS indiqués dans la première colonne, décrivez les MESURES D’ATTÉNUATION qui seront mises en place pour réduire le risque de blanchiment d’argent ou de financement d’activités terroristes.
Produits et services
Rentes et placements non enregistrés Fréquence de vente dans cette entreprise ___ Souvent ___ À l’occasion ___ Rarement ou jamais	ÉLEVÉ	Possibilité d’accumuler des placements, facilité d’effectuer des retraits et des transferts, possibilité pour des tiers d’effectuer des opérations en utilisant le produit	Argent comptant non accepté; élimination du risque de blanchiment d’argent à l’étape du placement. Obtention de la source des fonds pour tous les clients. Formation à l’intention des employés pour s’assurer qu’ils comprennent les produits qui sont vendus et le risque de blanchiment d’argent ou de financement des activités terroristes qui est lié à ces produits et aux opérations connexes
Vie universelle Fréquence de vente dans cette entreprise ___ Souvent ___ À l’occasion ___ Rarement ou jamais	ÉLEVÉ	Possibilité d’accumuler des placements, facilité d’effectuer des retraits et des transferts, possibilité pour des tiers d’effectuer des opérations en utilisant le produit, de transférer un droit de propriété, d’effectuer un versement excédentaire	Argent comptant non accepté; élimination du risque de blanchiment d’argent à l’étape du placement. Obtention de la source des fonds pour tous les clients. Formation à l’intention des employés pour s’assurer qu’ils comprennent les produits que nous vendons et le risque de blanchiment d’argent ou de financement des activités terroristes qui est lié à ces produits et aux opérations connexes
Vie entière Fréquence de vente dans cette entreprise ___ Souvent ___ À l’occasion ___ Rarement ou jamais	FAIBLE	Produit exonéré assujetti aux règles sur l’exonération fiscale et au contrôle	Non nécessaire puisque le niveau de risque est FAIBLE
Assurance temporaire Fréquence de vente dans cette entreprise ___ Souvent ___ À l’occasion ___ Rarement ou jamais	FAIBLE	Produit exonéré. Aucune accumulation de valeur de rachat, aucune possibilité d’effectuer des retraits ou de rembourser des cotisations	Non nécessaire puisque le niveau de risque est FAIBLE
Assurance collective Fréquence de vente dans cette entreprise ___ Souvent ___ À l’occasion ___ Rarement ou jamais	FAIBLE	Aucune valeur de rachat ni composante épargne	Non nécessaire puisque le niveau de risque est FAIBLE
Rentes ou placements enregistrés ___ Souvent ___ À l’occasion ___ Rarement ou jamais	FAIBLE	Produit exonéré	Non nécessaire puisque le niveau de risque est FAIBLE
Modes de prestation
En personne (à l’accueil et lors d’opérations courantes) Fréquence d’utilisation de ce mode de prestation par des clients ___ Souvent ___ À l’occasion ___ Rarement ou jamais	FAIBLE		Non nécessaire puisque le niveau de risque est FAIBLE
Modes de prestation à distance (téléphone, courriel, Skype, etc.) Fréquence d’utilisation de ce mode de prestation par des clients ___ Souvent ___ À l’occasion ___ Rarement ou jamais	ÉLEVÉ	L’identification des clients qui ne sont pas physiquement présents constitue un risque plus élevé puisqu’il est plus difficile de s’assurer à qui on a affaire et avec qui on fait affaire.	Planification d’une rencontre en personne avec le client à une date ultérieure avant d’effectuer deux opérations nécessitant la présentation d’une pièce d’identité (relation d’affaires) Il ne faut pas accepter un nouveau client qui refuse une rencontre en personne sans raison valable, comme la distance à parcourir ou l’incapacité de se déplacer en raison, par exemple, d’une invalidité.
Géographie
Des affaires sont effectuées dans des régions qui ne sont pas à proximité d’une ville frontalière ___ Souvent ___ À l’occasion ___ Rarement ou jamais	FAIBLE	Les institutions financières qui ne sont pas situées à proximité d’un poste frontalier sont moins susceptibles d’être le premier point d’entrée de fonds dans l’industrie financière	Non nécessaire puisque le niveau de risque est FAIBLE
Des affaires sont effectuées dans des régions qui sont situées à proximité d’une ville frontalière ___ Souvent ___ À l’occasion ___ Rarement ou jamais	ÉLEVÉ	Les institutions financières qui sont situées à proximité d’un poste frontalier peuvent être plus susceptibles d’être le premier point d’entrée de fonds dans l’industrie financière. Les clients qui vivent à proximité d’une ville frontalière peuvent aussi avoir plus de relations dans le secteur de l’importation et de l’exportation, ce qui augmente la possibilité qu’ils aient des fonds provenant d’autres pays.	Puisque l’argent comptant n’est pas accepté, nous ne pouvons pas être le premier point d’entrée de fonds. Obtention de la source des fonds pour tous les clients.
Des affaires sont effectuées dans un ou des emplacements géographiques reconnus pour leur faible taux de criminalité ___ Souvent ___ À l’occasion ___ Rarement ou jamais	FAIBLE	Un faible taux de criminalité réduit le risque que des fonds puissent provenir d’activités illégales.	Non nécessaire puisque le niveau de risque est FAIBLE
Des affaires sont effectuées dans un ou des emplacements géographiques reconnus pour leur taux de criminalité élevé ___ Souvent ___ À l’occasion ___ Rarement ou jamais	ÉLEVÉ	Les endroits où le taux de criminalité est plus élevé risquent d’avoir plus de clients dont des fonds proviennent d’activités criminelles.	Obtention de la source des fonds pour tous les clients. Les renseignements accessibles en ligne concernant la criminalité dans notre région sont vérifiés régulièrement. Des sources comme Statistique Canada fournissent de l’information sur la criminalité au Canada, par type et par région. Au besoin, de la formation est donnée aux employés afin qu’ils connaissent les types de crimes dans notre région et de leur rappeler les mesures de vigilance à prendre au moment de l’accueil, comme demander la profession et la provenance des fonds.
Des affaires sont effectuées dans une petite ville où les clients sont souvent déjà connus au moment de l’accueil ___ Souvent ___ À l’occasion ___ Rarement ou jamais	FAIBLE	L’entreprise exerce ses activités dans une petite ville ou les clients sont souvent déjà connus au moment de l’accueil.	Non nécessaire puisque le niveau de risque est FAIBLE
Des affaires sont effectuées dans une grande ville où les nouveaux clients ne sont généralement pas connus de l’entreprise au moment de l’accueil. ___ Souvent ___ À l’occasion ___ Rarement ou jamais	ÉLEVÉ	Dans une grande ville, la possibilité que de nouveaux clients soient anonymes est plus grande, puisque les clients sont souvent inconnus de l’entreprise au moment de l’accueil.	Obtention de la source des fonds pour tous les clients. Il faut s’assurer de rencontrer tous les clients en personne avant d’établir une relation d’affaires.
Le client a-t-il des liens avec des pays à risque élevé, par exemple effectue-t-il des télévirements à partir de pays étrangers qui présentent un risque potentiel de blanchiment d’argent ou de financement d’activités terroristes? Fréquence des cas dans cette entreprise ___ Souvent ___ À l’occasion ___ Rarement ou jamais	ÉLEVÉ	Des opérations comme les télévirements provenant de l’étranger peuvent présenter un risque plus élevé de blanchiment d’argent ou de financement des activités terroristes.	Obtention de la source des fonds pour tous les clients. Il faut réévaluer le niveau de risque associé au client au moment des opérations. Il faut passer en revue la liste des pays frappés de sanctions sur une base annuelle ou à la suite de la réception d’un avis de mise à jour de la liste envoyé par le CANAFE ou après la réception d’une communication d’un assureur, pour s’assurer de bien connaître les pays à risque élevé. Elle se trouve sur le site Web du Bureau du surintendant des institutions financières (http://www.osfi-bsif.gc.ca/), à la page « Listes d’entités terroristes et sanctions ».
Autres facteurs de risque
Modèle d’entreprise – entreprise établie, employés formés, faible roulement du personnel et emplacement géographique stable ___ Ne représente pas l’état actuel de mon entreprise ___ Représente l’état actuel de mon entreprise	FAIBLE	Des caractéristiques comme un nombre d’employés peu élevé ouun faible taux de roulement du personnel,un emplacement dans un seul bureau avec peu de changements anticipés dans la situation géographique, les produits ou la clientèle	Non nécessaire puisque le niveau de risque est FAIBLE
Modèle d’entreprise –Entreprises de taille importante comptant plusieurs employés ou ayant un taux de roulement du personnel élevé, ce qui a une grande incidence sur les exigences de formation, et entreprises dont l’emplacement de la clientèle pourrait changer, ce qui pourrait augmenter le risque. ___ Ne représente pas l’état actuel de mon entreprise ___ Représente l’état actuel de mon entreprise	ÉLEVÉ	Cette entreprise comporte certains facteurs de risque plus élevés, par exemple : plusieurs employés, rôles différents, besoins de formation différents, bureaux dans plusieurs emplacements ou changements prévus dans la situation géographique, dans les produits ou dans la clientèle.	Il faut s’assurer que tous les nouveaux employés reçoivent la formation avant qu’ils puissent interagir avec des clients. Lorsqu’il y a des changements dans le risque, par exemple, dans la situation géographique, les produits ou la clientèle, nous mettons à jour les documents de formation pour nous assurer que tous les membres de l’entreprise sont au courant des nouveaux risques qui se présentent.

4.5 – Évaluation des risques liés aux relations d’affaires

Relations d’affaires Indiquez toutes les relations d’affaires ou les clients à risque élevé (individuellement ou en regroupement), puis évaluez si le risque est faible ou élevé	Justification Donnez la raison de l’attribution de ce niveau de risque	Description des mesures améliorées pour vérifier l’identité dans le cas de relations d’affaires à risque élevé	Description des mesures d’atténuation, des mesures de contrôle continu améliorées et du processus de tenue à jour des renseignements sur les clients dans le cas de relations d’affaires à risque élevé
Groupe A – FAIBLE	Clients qui effectuent des opérations en personne ou à distance avec un motif valable, et qui correspondent à leur profil de client, par exemple, pour la profession, la provenance des fonds, l’objectif de la police, etc., et qui n’ont pas d’indicateur de risque élevé automatique ou potentiel. Clients qui ont été évalué à l’aide du modèle pour le contrôle continu et l’évaluation des risques liés aux clients et pour lesquels il a été a déterminé que le risque était faible, et la justification raison est indiquée	S. O.	S. O.
Groupe B – ÉLEVÉ	Clients pour qui des déclarations d’opérations douteuses ont déjà été soumises puisque des motifs raisonnables de soupçonner ont déjà été établis. Étrangers politiquement vulnérables (EPV), puisqu’un EPV peut être vulnérable à des activités de blanchiment d’argent ou de financement d’activités terroristes ou à de la corruption en raison de sa position, de ses relations ou de son influence. Clients pour lesquels nous ne sommes pas en mesure d’obtenir les renseignements sur les bénéficiaires effectifs, ce qui peut indiquer que le client tente d’en dissimuler l’identité. Clients qui ont été identifiés comme terroristes. Clients dont le compte comporte des transactions entrantes et sortantes avec la Corée du Nord (sans égard au montant) Clients qui ont une combinaison d’indicateurs de risque élevé à l’accueil ou, comme il a été noté pendant le contrôle continu, qui ont été évalués, ce qui a permis de déterminer qu’ils étaient à risque élevé. Les indicateurs de risque élevé potentiel sont énumérés à la section portant sur l’outil d’évaluation des risques. Voir l’annexe	Mesures améliorées pour vérifier l’identité S’assurer que l’identité est vérifiée au moment de la présentation de la proposition au moyen d’une pièce d’identité valide émise par le gouvernement fédéral ou un gouvernement provincial.	Mesures d’atténuation pouvant comprendre ce qui suit :Remplir l’Outil d’évaluation des risques liés à des clients (voir l’annexe) en consignant la justification de l’évaluation.Effectuer une recherche dans Internet au sujet du client pour savoir s’il a déjà fait l’objet d’une couverture médiatique négative.Tenue à jour des renseignements :Confirmer ou mettre à jour les renseignements d’identification du client avec celui-ci à chaque opération, puis effectuer des recherches subséquentes en ligne.Contrôle continu amélioré Passer en revue chaque opération effectuée par des clients à risque élevé au moment où elle est effectuée.Tenir à jour des notes expliquant en détail l’examen des opérations du clientComparer l’opération à l’objectif et à la nature de la relation d’affaires Évaluer l’opération en fonction du profil du client Demander des renseignements supplémentaires au client si l’opération ne semble pas compatible avec son profilExaminer périodiquement les opérations du client

Section 5 – Durée de conservation des documents

Nous conservons les documents indiqués ci-après pendant cinq ans après le jour de la dernière opération d’affaires :

Dossiers clients (y compris les renseignements d’identification du client individuel)
Documents confirmant l’existence d’une entité
Documents relatifs aux bénéficiaires effectifs
Documents sur la détermination du statut d’étranger politiquement vulnérable
Documents relatifs à la détermination quant aux tiers

Nous conservons des copies des déclarations d’opérations douteuses, d’opérations importantes en espèces et de biens appartenant à un groupe terroriste que nous avons présentées pendant au moins cinq ans après la date de la déclaration.

Tous les autres documents sont conservés pendant au moins cinq ans après la date de leur création.

Partie D – Programme de formation continue

Toutes les personnes au sein de cette entreprise qui :

Sont en contact avec des clients
Ont connaissance d’opérations effectuées par des clients
Manipulent des espèces ou des fonds
Sont responsables de la mise en œuvre ou de la surveillance du régime de conformité, sont formées de la façon décrite dans le présent programme de formation pour s’assurer qu’ils comprennent leurs obligations

Fréquence – Tous les nouveaux employés doivent suivre la formation avant d’avoir des interactions avec des clients. La formation est un processus continu. Une formation de mise à jour sur la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement des activités terroristes a lieu annuellement, ou plus souvent au besoin, selon les changements qui sont apportés aux lois, les nouveaux produits, les changements qui sont apportés aux services offerts, à la situation géographique ou aux modes de prestation.

Méthode – La formation est effectuée par la diffusion et l’examen de la section A, Renseignements généraux, et de la section C, Politiques et procédures, du présent programme de conformité. Une formation facultative ou supplémentaire peut comprendre des modules fournis par des assureurs, la diffusion de communications et de mises à jour des assureurs sur la lutte au blanchiment d’argent, de nouveaux articles, de communications du CANAFE, etc.